A Océ dispõe de soluções de gestão de fluxo de trabalho que apoiam o negócio de uma empresa optimizando a sua gestão de fluxo documental.
Todos os dias, sistemas ERP como SAP, Oracle, Navision, e Infor, bem como centros de impressão empresariais e centro de processamento de dados criam um grande número de diferentes trabalhos de impressão. Facturas, mailings personalizados, documentos TransPromo, documentação técnica – não há dois trabalhos de impressão iguais. Mas todos têm uma coisa em comum: processos pré-definidos que têm de ser executados manualmente, passo a passo.
Os sistemas de gestão de fluxo documental da Océ assumem o controlo destes processos – automaticamente, de forma flexível e fiável, independentemente da plataforma que está a utilizar. Quer tenha um, dois ou 20 etapas de processos diferentes, o software de gestão de fluxo documental Océ supervisiona e controla todos os programas necessários para processar um pedido de impressão. Todos os recursos necessários são geridos de forma óptima. Além disso, tem sempre uma visão clara dos requisitos de trabalho individuais e uma visão geral dos pedidos. Para uma segurança máxima, o software de gestão de fluxo documental Océ pode unir e analizar os ficheiros de registo de todos os programas geridos tornando a gestão muito mais fácil.
Gestão de entrada
Mais do que digitalizar
As pessoas subestimam muitas vezes a entrada de documentos em sistemas ER, mas é crucial. Para funcionar de forma eficaz, as empresas têm de processar facturas, encomendas e outros documentos de forma eficiente, exacta e oportuna. Normalmente, segue a regra dos 80%. Significa que 80% dos documentos que entram são processados sem problemas. Mas como trata os outros 20%? Facturas sem uma pedido de encomenda, facturas em duplicado, documentos que não são reconhecidos. Custa tempo e dinheiro resolver estes problemas. A classificação fiável e o reconhecimento óptico de caracteres perfeito são fundamentais para importar documentos de papel para o fluxo de trabalho de uma empresa.
O fluxo de trabalho inteligente utilizando um desktop standard ou uma interface aplicação com base em web pode reduzir ou eliminar de forma eficaz a maioria dos problemas de gestão documental. Pode armazenar documentos num sistema de gestão documental dedicado ou introduzir directamente no sistema ER. Os resultados são uma redução significante do tempo de resposta aos clientes, parceiros, fornecedores e empregados e leva a uma melhoria considerável dos processos de informação.
Não se esqueça das questões legais. Os governos esperam cada vez mais documentos seguros e com assinatura digital e que possam ser modificados.
Esta é uma das coisas que torna um sistema de gestão de entrada flexível e inteligente tão importante.
Sistemas de gestão de entrada Océ
Um circuito fechado desde a entrada até à saída
Sistemas independentes de ERP
Integrado no sistema ERP ou externo
Abordagem nivelada, consoante os pedidos
OCR multinível
Processamento de documentos estruturados e não estruturados
Ligação a todos pos arquivos
Assinatura digital
As vantagens para si
- Processos mais rápidos e curtos
- Custos menores eliminando o processamento manual
- Segurança quando se trata de pedidos legais
Produtos relevantes
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Criação
Mais do que um aspecto e toque agradáveis
No actual mundo dos negócios unívoco, tem de se dirigir aos clientes a um nível pessoal em todos os aspectos da comunicação. É a melhor maneira de conduzir um negócio, informar e reter os clientes e promover os seus produtos e serviços. Na verdade, os negócios que personalizam as suas comunicações experimentam o maior crescimento nas suas indústrias. Temos soluções para ajudar a criar e produzir documentos de grande impacto tornando-os mais pessoais, eficazes e rentáveis. O resultado é uma poupança nos custos e clientes satisfeitos.
Tem diferentes fontes de entrada, como escritório, sistemas ERP ou host? Todos têm diferentes formatos de dados gerados por um driver de impressora, um formato XML estruturado. Têm de ser todos enviados para o meu destino, possivelmente com informação extra do seu departamento de marketing para efeitos de TransPromo. Para o fazer precisa de ferramentas profissionais que criem, convertam e unam dados de diferentes fontes de entrada. Classificar e separar os dados a serem processados ajuda a poupar dinheiro e acelera a entrega para extrair antes de os poder armazenar.
A segurança é um dos maiores desafios no processamento de documentos. As ferramentas e soluções Océ podem criar PDFs assinados digitalmente ou prevenir que os enviar os documentos errados aos clientes.
Soluções de criação Océ
Reduzir o tempo de criação mais de 80%
Criar documentos de certificado CI muito mais facilmente
Easily readable documents increase response rates
Documentos personalizados e coloridos
Segurança como parte do conceito
Fácil de usar
Solução para toda a empresa
Independente da saída
Poupa tempo e dinheiro
As vantagens para si
Maior capacidade de resposta
Reduz tempo e esforço gerindo toda a documentação da empresa
Elevado retorno de investimento
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Processamento
Gestão de impressão e de saída
O controlo dos seus documentos é muito importante para a comunicação externa da sua empresa. Têm de estar disponíveis na foma certa na altura certa. A Océ ajuda-o a administrar e optimizar estes processos complexos.
As empresas estão sobre cada vez mais pressão a nível de tempo na cadeia de produção, incluindo na produção de documentos. Muitas vezes recebe um pedido de última hora para alterar a edição ou um parâmetro de trabalho. Os sistemas de spooling da Océ permitem-lhe fazer modificações de última hora. Estes sistemas monitorizam toda a produção, permitindo-lhe definir novas classes de trabalhos, alterar a ordem dos trabalhos ou o dispositivo de saída. Não interessa qual o sistema ERP que está a utilizar ou se está a enviar trabalhos para sistemas de impressão ou electrónicos, como bases de dados, email ou arquivos.
As soluções de software SAP são padrão em todo o mundo para a administração de informação de clientes e encomendas. Com a introdução de Product Lifecycle Management (PLM), o SAP explorou o ambiente técnico e alargou consideravelmente a abrangência do seu software. Tal como listas para documentos como facturas e guias de entrega, desenhos de construção, contratos de clientes e fornecedores, contas de materiais, papéis de produção e desenvolvimento também podem ser armazenados em SAP. Mas como volta a passar esta informação para papel ou outro meio? A Océ tem a resposta.
Soluções de processamento Océ
Integração, independente da versão, no seu sistema ERP
Independente da plataforma
Gestão de toda a saída
Integração com outros departamentos, como escritório ou sala de impressão
Criação de documentos completamente automática sem intervenção do utilizador
Vista geral única para gestão de fluxo documental abrangente
E-forms: aspecto e toque agradáveis para a documentação do seu negócio
Fácil de utilizar
A contabilidade ajuda-o a controlar os custos
Processamento paralelo
Os seu benefícios
Processos estruturados, independentes e transparentes poupam-lhe dinheiro
Fluxo de trabalho profissional do princípio ao fim poupa-lhe tempo e dinheiro
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Fluxo de trabalho documental
Processos fundamentais para gestão de entrada e saída
Durante muito tempo a optimização da gestão de fluxo de trabalho tem sido parte integral do ambiente ERP de muitas empresas. Porque não usar estas ferramentas para gestão de entrada e saída? A integração de processos de TI é um dos mais recentes e sofisticados desafios em negócios orientados para os serviços. O principal tópico é uma arquitectura de sistema sucessivamente melhorada, assinada por inúmeras iniciativas de TI isoladas which is e aplicações pontuais concatenadas.
Com as TI através de toda a empresa, também se aplica a gestão de fluxo documental. Cada passo do processo deve ser fundido de forma eficiente. Bem como a integração do sistema, a arquitectua de orientação do sistema (SOA) é uma questão em termos de gestão de saída. A ideia é aumentar a qualidade de service através da integração de dados e fluxos de trabalho optimizados. O objectivo é mais apoio aos trabalhadores nas interfaces do sistema, mas, em primeiro lugar, mais serviço para os seus clientes através de um processamento de encomendas mais rápido e sem erros. Concentrando-se na comunicação orientada para o público e a integração de compradores no fluxo de trabalho também irá aumentar o seu negócio.
O software de gestão documental de primeira classe Océ pode tratar toda a gestão de entrada e saída. Liga as aplicações e fluxos de trabalho existentes na perfeição e enriquece-as com funcionalidades extra. O resultado são muita novas oportunidades para optimizar e supervisionar os seus processos de entrada e saída e reduzis os custos.
Software de gestão de fluxo documental Océ
Gestão de fluxo de trabalho de primeira classe com base em SOA
Controlo continuo de todos os processos (necessário para certificação SOX)
Uma arquitectura totalmente aberta permite-lhe dar resposta a novos negócios e pedidos de clientes
Redução significativa de custos (elevado retono de investimento)
Altamente escalável
Independente de plataforma
Integração de todos os sistemas ERP
Integração de aplicações existentes
Processamento paralelo
As vantagens para si
Poupe tempo atravesad automatização
Proteja o investimento através das aplicações existentes
A supervisão de todos os processos resulta em segurança a 100%
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Gestão de saída
Hoje em dia a gestão de saída é mais do que a impressão.
A gestão de saída é um aspecto muitas vezes negligenciado num sistema ERP. Mas informação precisa e fiável na altura certa e no lugar certo é cada vez mais importante para as empresas. A entrega eficiente e atempada de documentos internos e externos para determinados destinos pode tornar-se crítico para todos os processos empresariais. Um sistema de gestão de saída que funcione bem ajuda a assegurar que a infomação e os documentos são produzidos de forma eficiente e fiável, independentemente do suporte.
As organizações têm de gerir várias plataformas heterógeneas, vários sistemas operativos, informação empresarial e um grande número de dispositivos de saída como impressoras, email ou fax. Gerir e controlar volumes crescentes de informação está a tornar-se um desafio cada vez maior para a maioria das soluções empresariais. Para controlar custos, é importante ter ferramentas para contabilizar e reportar o que é produzido.
A gestão de saída inclui muitas actividades relacionadas com documentos. Pode decidir limitar o consumo de papel e promover a visualização e arquivo online em vez de imprimir. Por esta e outras razões, pode decidir seleccionar apenas parte de um documento ou, reciprocamente, unir muitos documentos para formar um novo documento. Pode adiar a publicação de um documento e arquivá-lo temporariamente. Claro que, pode decidir imprimir o documento tal “como está” de uma vez só na sua impressora local ou enviar por mail para um colega. Pode precisar imprimir documentos centralmente ou subcontratar a impressão para um parceiro especializado. Pode também criar listas de distribuição onde os destinatários podem recepcionar os documentos como cópias em papel ou email. Decisões sobre a forma de saída podem não ser feitas ao nível do utilizador, mas ser controladas por um conjunto de regras de fluxo de trabalho.
Soluções de gestão de saída Océ
Controlo total de dispositivos de saída
Pré-visualização em qualquer passo da produção
Estado de saída disponível em qualquer altura.
Saída na altura certa, no lugar certo, no formato certo
Gestão de impressões, emails e faxes de uma vez só
Fácil de utilizar
Contabilidade para controlo de custos
Criar relatórios
Os seus benefícios
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